脱Excel!インシデント管理を効率化するツール5選と実践方法

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システムの障害発生時、迅速な対応と情報共有はビジネスの継続に不可欠です。しかし、「インシデント管理をExcelで行っているが、情報の属人化や共有漏れで対応が後手に回ってしまう」といった課題はありませんか?その原因は、Excel管理が持つ「情報の属人化」「リアルタイム性の欠如」「分析の手間」という3つの限界にあります。本記事では、この課題を解決するインシデント管理ツールの導入メリットを解説。さらに、自社に最適なツールの選び方から、BacklogやJiraなど国内外の主要ツール5選の徹底比較、そしてツールを活用した具体的な実践ステップまでを網羅的にご紹介します。この記事を読めば、インシデント管理の全体像を掴み、属人化からの脱却と業務効率化を実現する方法がわかります。

目次

インシデント管理とは 目的と重要性を解説

インシデント管理とは、ITサービスにおいて発生した予期せぬサービスの中断や品質の低下(これらを「インシデント」と呼びます)に対して、サービスを可能な限り迅速に正常な状態へ復旧させ、ビジネスへの影響を最小限に抑えるための一連のプロセスを指します。これは、ITサービスマネジメント(ITSM)のフレームワークであるITIL(Information Technology Infrastructure Library)においても中心的な活動の一つと位置づけられています。

例えば、「ウェブサイトが表示されない」「社内システムにログインできない」「メールが送受信できない」といった事象はすべてインシデントです。インシデント管理は、これらの事象を検知し、記録、分析、解決までを体系的に管理することで、場当たり的な対応を防ぎ、組織として安定したサービス提供を目指します。

インシデント管理の目的

インシデント管理の最大の目的は、インシデント発生から解決までの時間(MTTR:平均修復時間)を短縮し、事業活動への悪影響を最小化することです。この大目的を達成するために、以下の具体的な目的が設定されます。

  • 迅速なサービス復旧:発生したインシデントを迅速に解決し、ユーザーがサービスを利用できる状態に戻します。
  • ビジネスインパクトの最小化:サービス停止による売上機会の損失や生産性の低下といった、ビジネスへの悪影響をできる限り小さくします。
  • 情報の一元管理と可視化:インシデントに関する情報を一元的に管理し、対応状況や影響範囲を関係者がリアルタイムに把握できる状態を作ります。
  • SLA(サービスレベル合意)の遵守:顧客や社内ユーザーと合意したサービスレベルを維持し、契約上の義務を果たします。
  • ナレッジの蓄積と活用:インシデントの対応履歴をナレッジとして蓄積し、将来同様のインシデントが発生した際に、より迅速かつ効率的に対応できるようにします。

なお、インシデント管理はあくまで「迅速な復旧」を最優先とし、インシデントの根本原因を特定し恒久的な対策を講じる「問題管理」とは区別される点に注意が必要です。

なぜインシデント管理が重要なのか

現代のビジネスにおいて、ITシステムは事業運営に不可欠な基盤です。そのため、インシデントの発生は単なるシステムトラブルに留まらず、事業全体に深刻な影響を及ぼす可能性があります。インシデント管理が重要視される理由は、こうしたリスクを効果的に管理し、ビジネスの継続性を確保するためです。

インシデント管理が不十分な場合、以下のような様々なリスクが顕在化します。

リスクの種類具体的な影響
経済的損失ECサイトの停止による売上機会の損失、SLA違反による違約金の発生、顧客離反による将来的な収益の減少など。
信用の失墜頻発する障害や対応の遅れによる顧客満足度の低下、ブランドイメージの毀損、SNSなどでのネガティブな評判の拡散。
業務効率の低下社内システムの停止による従業員の生産性低下、担当者による場当たり的な対応や原因究明によるリソースの浪費。
セキュリティリスクの増大インシデントがセキュリティ侵害の兆候である場合、対応の遅れが情報漏洩やデータ改ざんといった重大な事故につながる恐れ。

効果的なインシデント管理体制を構築することは、これらのリスクを未然に防ぎ、万が一インシデントが発生した際にも迅速に対応することで被害を最小限に食い止める、いわばビジネスの「保険」と言えるでしょう。これにより、企業は顧客からの信頼を維持し、安定的かつ継続的な事業運営を実現できるのです。

Excelによるインシデント管理が限界を迎える3つの理由

Excelによるインシデント管理の限界 理由 1 情報の属人化と共有漏れ ? ・最新版が不明になる ・同時編集ができない ・担当者不在で対応停止 ・先祖返りのリスク 理由 2 対応状況の把握が困難 ? ・リアルタイム更新不可 ・都度確認の手間が発生 ・正確な判断が遅れる ・更新漏れが多発 理由 3 分析・レポート作成の手間 ⚙️ ・手作業での集計作業 ・複雑な関数が必要 ・ヒューマンエラー発生 ・本質的な分析ができない 組織の成長とともに、これらの問題は深刻化します

多くの組織では、手軽に始められるという理由から、Microsoft Excel(エクセル)を使ってインシデント管理を行っています。確かに、インシデントの件数が少ない初期段階ではExcelの管理表でも十分機能するかもしれません。しかし、事業の拡大や組織の成長に伴いインシデントが複雑化・増加してくると、Excelによる管理はさまざまな問題を引き起こし、やがて限界を迎えます。

ここでは、なぜ「脱Excel」が必要なのか、Excelによるインシデント管理が限界を迎える具体的な3つの理由を詳しく解説します。

理由1 情報の属人化と共有漏れ

Excelファイルによる管理の最大の問題点は、情報が特定の担当者に依存する「属人化」を招きやすいことです。管理表の作成者や主な更新者しかファイルの保存場所や最新版を知らない、といった状況は多くの現場で見られます。もしその担当者が不在の場合、インシデントの対応状況が誰にも分からず、初動が大幅に遅れるリスクがあります。

また、Excelは複数人での同時編集に対応していません。誰かがファイルを開いていると他の人は閲覧しかできず、編集のためにはその人がファイルを閉じるのを待つ必要があります。無理に共有サーバー上で編集しようとすると、ファイルが破損したり、内容の「先祖返り」が発生したりする原因にもなります。結果として、各自がローカルにファイルをコピーして更新するため、どれが最新版か分からなくなり、重要な更新情報が共有されず、対応漏れや二重対応といった致命的なミスを引き起こします。

項目Excelでの管理インシデント管理ツール
情報へのアクセスファイルの保存場所を知る担当者のみ権限を持つメンバー全員がいつでも可能
同時編集不可(ファイルの破損や先祖返りのリスク)可能(変更履歴も自動で記録)
最新情報の担保困難(バージョンが乱立しやすい)容易(常に最新の状態に自動更新)

理由2 対応状況のリアルタイムな把握が困難

インシデント対応では、「誰が」「どのインシデントを」「どこまで対応しているか」という進捗状況(ステータス)をリアルタイムに把握することが極めて重要です。しかし、Excel管理では担当者が手動でステータスを更新する必要があるため、更新漏れや反映のタイムラグが頻繁に発生します。

マネージャーや関係者は、最新の状況を知るために担当者に都度電話やチャットで確認したり、複数の担当者が管理する別々のExcelファイルを開いて見比べたりする手間が発生し、迅速な状況判断の妨げとなります。特に緊急度の高いインシデントが発生した際に、正確な状況が即座に把握できないことは、対応の遅延や誤った判断を招き、ビジネスへの影響を拡大させる大きなリスクとなります。

理由3 分析やレポート作成に手間がかかる

インシデント管理のゴールは、単にインシデントを解決することだけではありません。蓄積されたデータを分析し、発生傾向や根本原因を特定して再発防止策を講じることが重要です。しかし、Excelでこの分析を行おうとすると、膨大な手間と専門知識が必要になります。

月次報告や年次報告のために、VLOOKUPやピボットテーブルなどの関数を駆使して、手作業でデータを集計・グラフ化している担当者も多いのではないでしょうか。この作業は非常に時間がかかる上、手作業であるため入力ミスや計算間違いといったヒューマンエラーが発生する可能性も常に付きまといます。結果として、レポート作成作業に追われ、本来最も時間をかけるべき「データに基づく原因分析」や「効果的な再発防止策の立案」といった本質的な業務に着手できないという、本末転倒な事態に陥りがちです。

インシデント管理ツールを導入するメリット

Excelやスプレッドシートによる手動でのインシデント管理は、手軽に始められる一方で、事業の成長とともに限界を迎えます。対応の遅延や情報共有の漏れは、顧客満足度の低下やビジネス機会の損失に直結しかねません。インシデント管理ツールを導入することは、こうした課題を解決し、ITサービス運用のレベルを一段階引き上げるための重要な一手です。ここでは、ツール導入がもたらす具体的なメリットを3つの観点から詳しく解説します。

観点Excel管理での課題ツール導入による改善
対応プロセス担当者個人の経験やスキルに依存し、対応品質がばらつく(属人化)。定義されたワークフローに基づきプロセスが標準化され、対応品質が安定する。
情報共有ファイルが複数存在し、メールやチャットでのやり取りも埋もれ、状況把握が困難。すべての情報をチケットに一元化。ダッシュボードでリアルタイムに進捗を可視化できる。
分析と改善活動過去データの集計や分析に多大な工数がかかり、場当たり的な対応に終始しがち。レポート機能で容易にデータを分析でき、根本原因の特定と効果的な再発防止策につながる。

メリット1 対応プロセスを標準化し属人化を解消

インシデント管理における最大の課題の一つが「属人化」です。特定の担当者しか対応できない、あるいは対応方法が人によって異なるといった状況は、業務の非効率化やサービス品質の低下を招きます。インシデント管理ツールは、この属人化を解消し、対応プロセスを標準化するための強力な武器となります。

多くのツールでは、インシデントの受付から担当者の割り当て、調査、解決、そしてクローズまでの一連の流れを「ワークフロー」として定義できます。例えば、インシデントのカテゴリや優先度に応じて担当チームへ自動で割り振ったり、SLA(サービスレベル合意)で定められた期限が近づくとアラートを通知したりする設定が可能です。これにより、担当者のスキルや経験に依存することなく、誰が対応しても一定の品質を保った迅速な対応が実現します。結果として、対応の抜け漏れや遅延が劇的に減少し、組織全体のサービス提供レベルが安定・向上します。

メリット2 情報の一元管理と見える化を実現

Excelファイルが部署ごとや担当者ごとに乱立し、「最新の報告書はどれか」「あの件の対応状況はどうなっているか」といった確認に時間を費やしていないでしょうか。インシデント管理ツールを導入すれば、関連するすべての情報が「チケット」と呼ばれる単位に集約され、一元的に管理されます。

発生日時、障害内容、影響範囲、担当者、対応履歴、顧客とのやり取り、関連ファイルといった情報がすべて一つのチケットに紐づくため、関係者はいつでも正確な最新情報を把握できます。さらに、多くのツールが備える「ダッシュボード機能」は、未対応、対応中、解決済みといったインシデント全体の状況をリアルタイムで可視化します。これにより、マネージャーはボトルネックとなっている箇所を即座に特定し、リソースの再配分など的確な意思決定を下すことが可能になります。報告のためだけの資料作成といった付帯業務も削減され、チームは本来のインシデント対応業務に集中できます。

メリット3 根本原因の分析と再発防止策の立案を支援

インシデント管理の最終的なゴールは、単に発生した事象を解決するだけでなく、同様のインシデントを二度と起こさないようにすることです。しかし、Excel管理ではデータの蓄積や集計が煩雑で、根本原因の分析まで手が回らないケースが少なくありません。その結果、同じような障害が繰り返し発生し、対応に追われ続けるという悪循環に陥ります。

インシデント管理ツールには、蓄積された膨大なチケットデータを分析し、レポートを自動生成する機能が搭載されています。カテゴリ別の発生件数、解決までにかかった平均時間、特定のシステムで多発する問題の傾向などをグラフや表で簡単に把握できます。これらの客観的なデータに基づいて根本原因分析(RCA)を行うことで、場当たり的ではない、効果的な再発防止策を立案できます。また、過去の対応履歴はナレッジベースとして蓄積され、類似インシデントが発生した際の貴重な参照情報となり、解決時間の短縮にも貢献します。

自社に合うインシデント管理ツールの選び方 4つのポイント

自社に合うインシデント管理ツールの選び方 4つのポイント 1. 必要な機能 ・基本機能(チケット管理・ステータス) ・効率化(SLA管理・自動通知) ・分析・可視化(レポート・KPI) ・ナレッジ共有(FAQ・履歴検索) 課題解決に必要な機能を精査 2. 操作性とUI ・直感的な操作性(マニュアル不要) ・見やすいダッシュボード ・マルチデバイス対応(スマホ・タブレット) ・無料トライアルでの試用 誰でも迷わず使えるか確認 3. システム連携 ・チャットツール(Slack/Teams) ・監視ツール(自動起票) ・開発管理ツール(Jira/Backlog) ・認証基盤(SSO連携) 既存フローを分断させない 4. サポート・セキュリティ ・日本語サポートの有無 ・FAQ・コミュニティの充実度 ・アクセス制限・監査ログ ・ISMS/SOC2などの認証取得 安心して運用できる基盤

インシデント管理ツールは国内外のベンダーから数多く提供されており、機能や価格も多種多様です。自社の目的や課題に合わないツールを選んでしまうと、かえって現場の負担が増え、形骸化してしまう恐れがあります。ここでは、数ある選択肢の中から自社に最適なツールを見極めるための4つの重要なポイントを解説します。

ポイント1 必要な機能が揃っているか

まず最も重要なのは、自社のインシデント管理プロセスで必要となる機能が過不足なく備わっているかを確認することです。多機能なツールほど高価になる傾向があるため、「何が解決したい課題なのか」を明確にし、必要な機能を洗い出すことが最初のステップとなります。インシデント管理ツールに求められる主な機能を以下にまとめました。

機能カテゴリ主な機能内容確認すべきポイント
基本機能チケット起票・管理、担当者アサイン、ステータス管理、コメント・履歴管理、ファイル添付インシデントの発生からクローズまでの一連の流れをスムーズに管理できるか。
効率化・自動化機能テンプレート機能、SLA(サービスレベルアグリーメント)管理、エスカレーションルール設定、通知の自動化対応の標準化や迅速化、対応漏れの防止に繋がる機能が充実しているか。
分析・可視化機能レポート・ダッシュボード機能、KPI測定、インシデント傾向分析対応状況のリアルタイムな可視化や、将来の再発防止策に繋がる分析が可能か。
ナレッジ共有機能ナレッジベース(FAQ)構築、過去インシデントの検索対応履歴を資産として蓄積し、自己解決の促進や担当者のスキル平準化に貢献できるか。

これらの機能要件を自社の運用レベルや規模感と照らし合わせ、優先順位をつけて評価することが重要です。ITILに準拠した本格的な運用を目指すのか、まずは情報共有の円滑化から始めたいのかによって、最適な機能セットは異なります。

ポイント2 操作性の高さとUIの見やすさ

インシデント管理ツールは、IT部門の担当者だけでなく、インシデントを報告する一般社員など、ITリテラシーが様々なユーザーが利用する可能性があります。そのため、誰にとっても直感的で分かりやすい操作性(UI/UX)は極めて重要です。特に緊急時には、迅速かつ正確な操作が求められるため、ストレスなく使えることが業務効率に直結します。
ツールの選定時には、無料トライアルやデモを積極的に活用し、以下の点を確認しましょう。

  • マニュアルを見なくても、インシデントの報告や状況確認といった基本的な操作ができるか
  • ダッシュボードは情報が整理されており、対応すべきチケットや全体の状況が一目で把握できるか
  • スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスに対応しており、外出先からでも確認・操作が可能か

実際にツールを利用する複数のメンバーで試用し、フィードバックを集めることで、導入後の定着がスムーズになります。

ポイント3 既存システムとの連携は可能か

インシデント管理は、単独の業務で完結することは稀です。効率的な運用を実現するためには、すでに社内で利用している他のシステムとシームレスに連携できるかが鍵となります。例えば、以下のようなシステムとの連携が考えられます。

  • チャットツール(Slack, Microsoft Teamsなど): インシデントの起票や更新をリアルタイムに通知し、迅速な初動対応を可能にします。
  • 監視ツール(Zabbix, Datadogなど): システム異常を検知した際に、アラートをトリガーとして自動でインシデントを起票します。
  • 開発・プロジェクト管理ツール(Jira, Backlogなど): インシデントから特定されたバグや改修タスクを、開発チームのチケットとして連携します。
  • 認証基盤(Active Directory, Azure ADなど): シングルサインオン(SSO)を実現し、ユーザー管理の手間を削減します。

API連携の柔軟性や、連携用のプラグイン・アドオンが豊富に用意されているかを確認しましょう。既存のワークフローを分断することなく、情報伝達を自動化できるツールを選ぶことで、導入効果を最大化できます。

ポイント4 サポート体制とセキュリティ

最後に、安心してツールを運用し続けるためのサポート体制と、企業の情報を守るセキュリティレベルも重要な選定基準です。

サポート体制

ツールの導入時だけでなく、運用中に問題が発生した際に迅速なサポートを受けられるかは非常に重要です。特に海外製のツールを検討する場合は、日本語による問い合わせが可能か、日本のビジネスアワーに対応しているかを確認しましょう。電話やメールだけでなく、チャットによるサポートの有無、FAQやユーザーコミュニティといった自己解決を促すコンテンツの充実度も評価のポイントです。

セキュリティ

インシデント情報には、システム構成や個人情報といった機密情報が含まれる可能性があります。そのため、堅牢なセキュリティは必須要件です。IPアドレスによるアクセス制限、二要素認証、操作ログを記録する監査ログ機能など、自社のセキュリティポリシーを満たす機能が備わっているかを確認してください。また、データの暗号化方式や、ISO/IEC 27001 (ISMS) やSOC2といった第三者認証の取得状況も、ツールの信頼性を測る客観的な指標となります。

おすすめインシデント管理ツール徹底比較5選

Excelでの管理に限界を感じたら、インシデント管理ツールの導入がおすすめです。ここでは、それぞれ特徴の異なる5つのツールをピックアップし、どのような企業やチームにおすすめなのかを詳しく解説します。自社の規模や目的、ITリテラシーに合わせて最適なツールを選びましょう。

ツール名主な特徴おすすめのユーザー
Backlogシンプルで直感的なUI。非エンジニアでも使いやすい。初めてツールを導入するチーム、IT部門以外の部署
Jira Service ManagementITIL準拠。開発ツールJiraとの連携が強力。ITILベースの本格運用を目指すIT部門、開発チームとの連携を重視する企業
Redmineオープンソースで無料。プラグインによる高いカスタマイズ性。コストを抑えたい、自社で構築・運用できる技術力がある企業
ServiceNowITSMの統合プラットフォーム。インシデント管理以外の業務も自動化。グループ全体で業務を標準化したい大企業
SHERPA SUITE純国産。日本企業向けのUIと手厚い日本語サポート。海外製ツールが合わない、手厚いサポートを重視する企業

Backlog シンプルで使いやすいプロジェクト管理ツール

Backlogは、福岡に本社を置く株式会社ヌーラボが開発・提供するプロジェクト管理ツールです。本来はプロジェクトやタスク管理のためのツールですが、その課題管理機能がインシデント管理にも応用できます。最大の特長は、ITに詳しくないメンバーでも直感的に操作できるシンプルなUIです。インシデントを「課題」として登録し、担当者や期限、状態(未対応、処理中、完了など)を設定することで、対応状況をチーム全体で共有できます。コメント機能で関係者間のコミュニケーションも円滑に行え、情報の属人化を防ぎます。

Jira Service Management ITIL準拠の本格的な管理を実現

Jira Service Managementは、アトラシアン社が提供するITサービスマネジメント(ITSM)ツールです。ITILフレームワークに準拠した本格的なインシデント管理を実践したい企業に最適です。インシデントの受付から解決、クローズまでの一連のワークフローを自動化し、SLA(サービスレベル合意)の設定や管理も可能です。特に、同社の開発ツール「Jira Software」との連携が強力で、インシデントから開発チームが対応すべきバグチケットをスムーズに起票できるため、サービスデスクと開発部門の連携を大幅に効率化します。

Redmine オープンソースで自由にカスタマイズ

Redmineは、オープンソースで提供されているプロジェクト管理ソフトウェアです。ライセンス費用がかからず、無料で利用できる点が最大のメリットです。インシデントを「チケット」として管理し、柔軟なステータス設定やワークフローの定義が可能です。豊富なプラグインを導入することで、自社の業務フローに合わせて機能を拡張できる高いカスタマイズ性を誇ります。ただし、自社でサーバーを構築・保守する必要があるため、運用には一定の技術知識が求められます。

ServiceNow 大企業向けの統合ITサービスマネジメント

ServiceNowは、インシデント管理を含むITサービスマネジメント(ITSM)を中核とした、企業全体の業務プロセスをデジタル化するクラウドプラットフォームです。単なるインシデント管理ツールにとどまらず、IT業務、人事、セキュリティ、顧客対応など、社内のあらゆるワークフローを統合管理できるのが特徴です。AIを活用したインシデントの自動振り分けや類似インシデントの提示など、高度な機能で対応を効率化します。その多機能性から主に大企業向けで、グループ全体での業務標準化やガバナンス強化を目指す企業に適しています。

SHERPA SUITE 日本製ならではの使いやすさと手厚いサポート

SHERPA SUITE(シェルパスイート)は、純国産のITサービスマネジメントツールです。ITILに準拠しつつも、日本企業の文化や商習慣に合わせた画面設計と分かりやすい日本語表記が特徴で、海外製ツールに馴染めなかったユーザーからも高い評価を得ています。インシデント管理、問題管理、変更管理などの機能を網羅しており、導入から運用まで、国内拠点による手厚い日本語サポートを受けられる点も大きな安心材料です。初めてITSMツールを導入する企業や、サポート体制を重視する企業におすすめです。

ツールを活用したインシデント管理の実践方法と効率化のコツ

ツールを活用したインシデント管理の実践フロー 1 検知・記録 コツ:テンプレート活用・自動起票で入力負荷軽減 2 初期対応・エスカレーション コツ:自動アサイン・SLA設定で初動を迅速化 3 調査・恒久対策 コツ:コメント機能でリアルタイム共有・タスク管理 4 解決・クローズ コツ:完了定義の明確化とユーザーへの完了報告 5 ナレッジ蓄積・活用 コツ:FAQ化で自己解決促進・問い合わせ削減 効率化サイクル 再発防止と 対応工数削減

インシデント管理ツールを導入しても、そのポテンシャルを最大限に引き出すには、確立された運用プロセスが不可欠です。ここでは、ツールを活用したインシデント管理の具体的な実践フローを5つのステップに分け、各段階での効率化のコツとともに詳しく解説します。

ステップ1 インシデントの検知と記録

インシデント管理の第一歩は、発生した事象を迅速かつ正確に検知し、ツールに記録することです。メールやチャットツール(Slack、Microsoft Teamsなど)からの通知を自動で起票する連携機能や、ユーザーが直接入力できる専用フォームを用意することで、報告のハードルを下げ、記録漏れを防ぎます。

記録時には、あらかじめテンプレートを用意しておくことで、担当者による情報の過不足や表記揺れを防ぎ、誰が見ても状況を把握できるように標準化することが重要です。最低限、以下の項目は記録するようにしましょう。

記録項目内容とポイント
タイトルインシデントの内容を簡潔に要約して記載します。
発生日時インシデントがいつ発生したかを正確に記録します。
報告者・部署誰がインシデントを報告したかを明確にします。
影響範囲どのシステム、サービス、ユーザーに影響が出ているかを具体的に記述します。
緊急度・優先度事業への影響度合いに基づき、対応の緊急度と優先度を設定します。

ステップ2 初期対応とエスカレーション

インシデントが起票されたら、一次対応担当者が迅速に内容を確認し、初期対応を行います。多くのツールでは、インシデントの内容やカテゴリに応じて担当者を自動で割り当てる(アサインする)ルールを設定でき、対応の初動を早めることができます。一次対応では、過去の類似インシデントやナレッジベースを参照し、既知の問題であれば迅速に解決を図ります。

一次対応で解決できない場合は、専門知識を持つ二次対応チームや担当者へ速やかにエスカレーションします。ツール上でエスカレーションを行うことで、対応履歴や経緯がすべて引き継がれるため、情報の伝達漏れがなく、スムーズな連携が可能です。SLA(サービスレベル合意)を設定し、対応時間を可視化することも、対応品質の維持・向上に繋がります。

ステップ3 調査と恒久的な解決策の策定

エスカレーションを受けた担当者は、ログの分析やシステムの調査を行い、インシデントの根本原因(Root Cause)を特定します。ツール上のコメント機能を活用し、関係者間で調査状況や情報をリアルタイムに共有することで、認識の齟齬を防ぎ、効率的に調査を進めることができます。

原因が特定できたら、その場しのぎの暫定対応だけでなく、再発を防止するための恒久的な解決策を策定することが極めて重要です。策定した解決策は、チケットに関連付けて記録し、誰がいつまでに実施するのかを明確にしてタスク管理を行います。

ステップ4 解決とクローズ

恒久的な解決策を実施し、インシデントが完全に解消されたことを確認したら、対応は完了です。ツール上で対応内容の詳細、解決策、完了日時などを記録し、ステータスを「解決済み」に変更します。その後、インシデントの報告者へ解決した旨を報告し、問題が再発していないことを確認した上で、チケットを「クローズ(完了)」します。この一連のプロセスをツール上で行うことで、対応の完了定義が明確になり、クローズ漏れといった管理上のミスを防ぎます

ステップ5 ナレッジの蓄積と活用

クローズしたインシデントの情報は、それ自体が非常に価値のある「ナレッジ(知識)」です。インシデントの発生から解決までの一連の記録は、将来同様の問題が発生した際の貴重な参考情報となります。多くのツールには、クローズしたチケットをそのままナレッジベースとして蓄積・検索する機能や、FAQとして公開する機能が備わっています。

対応履歴を積極的にナレッジ化し、チーム全体で共有・活用する文化を醸成することで、自己解決できるユーザーを増やし、問い合わせ件数そのものを削減する効果も期待できます。これにより、インシデント管理全体のプロセスが効率化され、担当者はより重要度の高い業務に集中できるようになります。

まとめ

本記事では、インシデント管理の目的と重要性から、Excelによる管理の限界、そしてそれを解決するためのインシデント管理ツールについて、選び方から実践方法までを網羅的に解説しました。インシデント管理は、システムやサービスの安定稼働を守り、顧客からの信頼を維持するために不可欠なプロセスです。

Excelでの管理は、「情報の属人化」「リアルタイムな状況把握の困難さ」「分析・レポート作成の手間」といった理由から限界を迎えがちです。これらの課題を解決するためにインシデント管理ツールを導入すれば、「対応プロセスの標準化」「情報の一元管理と見える化」「根本原因の分析と再発防止」といった大きなメリットを享受できます。

ツールを選ぶ際は、本記事で紹介した「必要な機能」「操作性」「システム連携」「サポート体制」の4つのポイントを参考に、BacklogやJira Service Managementなどの選択肢から自社の規模や課題に最適なものを選びましょう。適切なツールを活用してExcel管理から脱却し、インシデント対応を効率化することで、サービスの品質向上と事業の成長を実現してください。

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